Share
Η διαχείριση των συμβάσεων δεν είναι εύκολη υπόθεση, είτε συνάπτονται με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες είτε με υπαλλήλους, ενώ ακόμα και ένα φαινομενικά αθώο λάθος μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις για μη συμμόρφωση, σε χαμένες ευκαιρίες και ενδεχομένως δαπανηρούς νομικούς ελέγχους. Οι προκλήσεις και οι ανεπάρκειες που σχετίζονται με τις μη αυτόματες διαδικασίες οι οποίες βασίζονται σε έντυπα, αυξάνουν τις πιθανότητες εμφάνισης τέτοιων προβλημάτων.
Ανεξάρτητα από το αν συμμετέχετε στη διαχείριση λειτουργικών συμβάσεων, συμφωνιών πλαισίων, συμβολαίων αδειών χρήσης ή συντήρησης, ή ασχολείστε απλώς με τις δεσμεύσεις που σχετίζονται με οποιοδήποτε από αυτά, η ψηφιακή καταγραφή όλων των εγγράφων που σχετίζονται με ένα μεμονωμένο συμβόλαιο (συμπεριλαμβανομένων των email, των πρωτοκόλλων κ.λπ.) προσφέρει μια ουσιαστική βάση για βελτιωμένο έλεγχο και καλύτερη επισκόπηση.
Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες και το σύστημα της βάσης δεδομένων της θα σας επιτρέψουν να διαχειριστείτε τις συμβάσεις σας πιο αποτελεσματικά, να οργανώσετε θέματα όπως ο έλεγχος, οι αγορές και η αρχειοθέτηση, να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες σας και πολλά άλλα.
Η ψηφιοποίηση των συμβάσεων καταργεί εντελώς το χαρτί από τη διαδικασία, απλοποιώντας την αποθήκευση και την ανάκτηση καθώς οι συμβάσεις τοποθετούνται σε μία κεντρική βάση δεδομένων, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε με απλό και αποτελεσματικό τρόπο τα έγγραφα των εταιρικών συμβάσεων. Τώρα, ωστόσο, χάρη στα εργαλεία διαχείρισης συμβάσεων της Konica Minolta, μπορείτε να βρείτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε – από τις αναζητήσεις κειμένου σε όλο το περιεχόμενο μιας σύμβασης μέχρι την ανάλυση όλων των συναφών παραμέτρων της σύμβασης – με το πάτημα ενός κουμπιού.Και χάρη σε λειτουργίες, όπως η πλήρης αντιστοίχιση όλων των εγγράφων μέσα σε ένα ενοποιημένο σύστημα και η αυτόματη δημιουργία υπενθυμίσεων, δεν θα χάσετε ποτέ ξανά τις χρονικές περιόδους ή τις ημερομηνίες λήξης μιας σύμβασης. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε πλέον με προθεσμίες που έχουν παρέλθει, αλλά και ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους όρους της σύμβασης προς όφελός σας.
Θέλετε απόλυτες επιδόσεις στην παραγωγή ψηφιακών εκτυπώσεων; Μόλις τις βρήκατε. Τα προϊόντα επαγγελματικών εκτυπώσεων και γραφείου της Konica Minolta αποτελούν σημεία αναφοράς στον κλάδο, με συσκευές που προσφέρουν αξεπέραστη ποιότητα έγχρωμων εικόνων, ασύλληπτη ταχύτητα ασπρόμαυρων εκτυπώσεων και επιλογές τελικής επεξεργασίας inline επαγγελματικής ποιότητας, για να ανταποκρίνονται στις σύνθετες επαγγελματικές σας απαιτήσεις, και πολλά άλλα. Ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τον τομέα εξειδίκευσής της εταιρείας σας, ο εξοπλισμός εκτυπώσεων που διαθέτουμε σάς επιτρέπει να δομήσετε την υποδομή εκτυπώσεών σας, να διαχειρίζεστε ψηφιακό περιεχόμενο, να εγκαταστήσετε προηγμένα όργανα μέτρησης, καθώς και να εξερευνήσετε άλλες λύσεις που έχουν σχεδιαστεί για να αλλάξουν ριζικά τη ροή εργασιών σας.
Εξερευνήστε τους αμέτρητους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους τα προϊόντα λογισμικού της Konica Minolta μπορούν να βελτιώσουν τις λειτουργίες σας. Η Konica Minolta λύνει τα προβλήματα της εταιρείας σας, καλύπτει διαφορετικά στυλ εργασίας και προσφέρει λύσεις λογισμικού που ανταποκρίνονται στις ανάγκες του κλάδου σας. Θέτοντας ως προτεραιότητα τις ανάγκες σας ανά πάσα στιγμή, η Konica Minolta ικανοποιεί τις απαιτήσεις λογισμικού ακόμη και των πιο απαιτητικών παγκόσμιων οργανισμών. Με τη χρήση του συστήματος, μπορείτε να περιορίσετε το κόστος της παραγωγής εκτυπώσεων ή αντιγράφων, να δημιουργήσετε προηγμένα μέτρα ασφαλείας για να διασφαλίσετε ότι τα ευαίσθητα έγγραφα δεν θα πέσουν ποτέ σε μη εξουσιοδοτημένα χέρια και πολλά άλλα.
Το έμπειρο, εξειδικευμένο προσωπικό μας διαθέτει τις απαραίτητες γνώσεις για να απαντήσει σε τυχόν απορίες σας και να σας δείξει τον τρόπο χειρισμού του προϊόντος σας. Οι υπηρεσίες μας είναι διαθέσιμες προς όφελός σας, μέσα σε ένα σύστημα υποστήριξης που έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίζει ότι εσείς και η εταιρεία σας επωφελείστε πλήρως από τις λύσεις της Konica Minolta. Προσφέρουμε διάφορες υπηρεσίες, όπως βελτιστοποιημένες υπηρεσίες εκτύπωσης που συνδυάζουν συμβουλευτικές υπηρεσίες, υλοποίηση υλικού και λογισμικού, διαχείριση ροών εργασίας για τη μείωση των δαπανών που σχετίζονται με τα έγγραφα, καθώς και έξυπνες υπηρεσίες ασφαλείας, ώστε η επιχείρησή σας να παραμένει ασφαλής.
Όπως θα σας πει οποιοσδήποτε ασχολείται με συμβάσεις και συμφωνίες, τα έγγραφα έχουν συχνά την τάση να εξαφανίζονται στο αρχείο του σχετικού τμήματος, γεγονός που οδηγεί στη διεξαγωγή δύσκολων και χρονοβόρων αναζητήσεων. Η γενική εικόνα χάνεται γρήγορα και οι χρονικές περίοδοι και οι ημερομηνίες λήξης των συμβάσεων παραβλέπονται εύκολα. Όλα αυτά σημαίνουν περιττή σπατάλη χρόνου και χρημάτων.
Ωστόσο, η λύση ψηφιακής διαχείρισης συμβάσεων της Konica Minolta μπορεί τώρα να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε όλα τα έγγραφα των εταιρικών σας συμβάσεων αποτελεσματικά και αποδοτικά. Στα οφέλη που θα προσφέρει στην εταιρεία ή τον οργανισμό σας αυτήν η λύση περιλαμβάνονται η κεντρική διαχείριση των συμβάσεων, η διαφάνεια με το πάτημα ενός κουμπιού, οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες, η απλή αξιολόγηση των συμβάσεών σας, η σημαντική διευκόλυνση του ελέγχου των οικονομικών, οι διαφανείς, ευέλικτες και πλήρως τεκμηριωμένες ροές εργασιών έγκρισης για συμβάσεις, η ασφάλεια δεδομένων και πολλά περισσότερα.
Στα οφέλη της χρήσης της Διαχείρισης συμβάσεων από την εταιρεία σας περιλαμβάνονται τα εξής:
Εξοικονόμηση κόστους από τις γρήγορες αναζητήσεις και βέλτιστη χρήση όλων των πλεονεκτημάτων της σύμβασης
Αυξημένη διαφάνεια χάρη στην κεντρική διαχείριση των συμβάσεων
Μεγιστοποίηση της ασφάλειας των δεδομένων με αρχειοθέτηση χωρίς δυνατότητα αναθεώρησης και τεκμηριωμένες διαδικασίες έγκρισης
Καμία χαμένη προθεσμία χάρη στις αυτόματες υπενθυμίσεις
Τέλεια ενσωμάτωση σε υπάρχοντα συστήματα CRM/ERP
FREZYDERM is a leading Greek company that develops, manufactures and trades dermo pharmaceutical products and medical devices, owning one of the most valued R&D departments and a cutting-edge technology factory.
FREZYDERM collaborates with numerous pharmacies all over Greece. These pharmacies have contracts with FREZYDERM that are renewed each year. For each customer, the company offers discounts based on the previous year's revenues. The estimation of the discount is calculated manually by checking hardcopies and entering data into Excel files. The Excel files are then distributed to Sales Team Leaders in order for the new year's targets to be set.
This process is time-consuming and led to many inconsistencies due to the fact that everything was done by hand. The drawback is that retrieval and administration were very difficult. The result is that with the existing process it is very difficult to maintain an overview of the targets and rebates each year.
The solution implemented was ABBYY FlexiCapture 12, offering data extraction using OCR technology. It is used exclusively in the cloud (Azure).
After implementation, thorough training was conducted for key users responsible for the smooth operation of the batch processing.
The solution was optimised in order to communicate with the existing CRM and BI systems. Printed contracts were converted to digital using ABBYY Flexicapture 12, and data extracted from the scanning contracts with document definitions.
The new process resulted in a more controlled, safer and much quicker process that generates more accurate estimations. After implementation, almost 95% fewer documents needed to be validated, resulting in significant time-saving. Another benefit is that with the new targeting method, customers can estimate their targets much faster than their competitors. Also, the targets are checked for validity through the client’s database without the need to revalidate. All of the above results in a reduction of labour costs. In addition, integration with the existing ERP and CRM systems brought a high level of customer satisfaction.
It was time to change the contract estimation process and Konica Minolta provided a new intelligent approach through cloud technology. We have noticed a significant improvement in various areas of the process and a significant relief for employees, who can now focus on our main business.
Thanos Kanatas
IT Manager, Frezyderm
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings
If you would like to chat to one of our experts about the benefits of using Konica Minolta to put together the Contract Management solution that’s right for your company, just click below to Contact Us.