Διαχείριση τιμολογίων σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού σας
Το Invoice365 είναι ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης τιμολογίων της Konica Minolta, που καταγράφει όλα τα εισερχόμενα τιμολόγια και διασφαλίζει ότι όλα χαρτογραφούνται σε ένα σύστημα. Ως εκ τούτου, όλοι οι λογαριασμοί (προς πληρωμή) διατηρούνται ασφαλείς και είναι προσβάσιμοι από οποιοδήποτε μέρος ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, όλα τα εισπραχθέντα τιμολόγια διαβιβάζονται αμέσως και αυτόματα στο αρμόδιο τμήμα, γεγονός που καθιστά τη διαδικασία απρόσκοπτη από το σημείο παραλαβής του τιμολογίου μέχρι την έγκριση και την πληρωμή.
Το Invoice365 είναι ένα εργαλείο για την έγκριση τιμολογίων στο περιβάλλον cloud του Microsoft 365 που αναπτύχθηκε για να είναι σε θέση να προσαρμόζεται ειδικά στις ανάγκες όλων των τμημάτων της αγοράς και όλων των τύπων εταιρειών.
Η λύση επεξεργασίας τιμολογίων της Konica Minolta παρέχει εύκολη σύνδεση με τα υπάρχοντα συστήματα ERP. Τα κύρια πλεονεκτήματα της ψηφιακής διαδικασίας είναι η αυτοματοποιημένη επεξεργασία των τιμολογίων, η εξάλειψη των σφαλμάτων καθώς και ο μικρότερος χρόνος επεξεργασίας των τιμολογίων και η μείωση του κόστους επεξεργασίας τιμολογίων.
Μόλις εγκατασταθεί το Invoice365, τα δεδομένα και οι πληροφορίες συλλέγονται σε όλη την επιχείρηση και καθοδηγούνται σε μια ροή πληροφοριών, διευκολύνοντας τη διατήρηση μιας διαφανούς επισκόπησης. Στη συνέχεια, τα έγγραφα από όλες τις πηγές αποθηκεύονται κεντρικά και εκχωρούνται σε ψηφιακά αρχεία. Αυτή η διαδικασία μετατρέπει τον όγκο των έντυπων εγγράφων σε ψηφιακά αρχεία διευκολύνοντας στην αναζήτηση τους. Όλες οι πληροφορίες διαχειρίζονται κεντρικά σε ένα σύστημα Enterprise Content Management (ECM) συνδεδεμένο με υπάρχοντα συστήματα ERP. Αυτό δίνει σε όλους τους εργαζόμενους πρόσβαση στο ίδιο επίπεδο πληροφοριών, υπό την προϋπόθεση ότι έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα πρόσβασης.
Οι πληροφορίες μπορούν να εξαχθούν, για παράδειγμα, μέσω εκτυπώσεων σε μια πολυλειτουργική συσκευή, σε μια οθόνη ή σε μια κινητή συσκευή. Όλα τα ψηφιακά αρχεία αρχειοθετούνται σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις και οι πληροφορίες αποθηκεύονται αυτόματα σε ψηφιακό αρχείο.