Βελτιστοποiηση της διαχεiρισης συμβάσεων με αυτοματοποιημένες διαδικασiες

Η ιδανική διαχείριση των συμβάσεων ενισχύει τη διαφάνεια και μειώνει το κόστος

Η έξυπνη προσέγγιση: ψηφιακή διαχείριση συμβάσεων.


Η διαχείριση των συμβάσεων δεν είναι εύκολη υπόθεση, είτε συνάπτονται με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες είτε με υπαλλήλους, ενώ ακόμα και ένα φαινομενικά αθώο λάθος μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις για μη συμμόρφωση, σε χαμένες ευκαιρίες και ενδεχομένως δαπανηρούς νομικούς ελέγχους. Οι προκλήσεις και οι ανεπάρκειες που σχετίζονται με τις μη αυτόματες διαδικασίες οι οποίες βασίζονται σε έντυπα, αυξάνουν τις πιθανότητες εμφάνισης τέτοιων προβλημάτων.

Ανεξάρτητα από το αν συμμετέχετε στη διαχείριση λειτουργικών συμβάσεων, συμφωνιών πλαισίων, συμβολαίων αδειών χρήσης ή συντήρησης, ή ασχολείστε απλώς με τις δεσμεύσεις που σχετίζονται με οποιοδήποτε από αυτά, η ψηφιακή καταγραφή όλων των εγγράφων που σχετίζονται με ένα μεμονωμένο συμβόλαιο (συμπεριλαμβανομένων των email, των πρωτοκόλλων κ.λπ.) προσφέρει μια ουσιαστική βάση για βελτιωμένο έλεγχο και καλύτερη επισκόπηση. 


Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες και το σύστημα της βάσης δεδομένων της θα σας επιτρέψουν να διαχειριστείτε τις συμβάσεις σας πιο αποτελεσματικά, να οργανώσετε θέματα όπως ο έλεγχος, οι αγορές και η αρχειοθέτηση, να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες σας και πολλά άλλα.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

Η ψηφιοποίηση των συμβάσεων

Η ψηφιοποίηση των συμβάσεων καταργεί εντελώς το χαρτί από τη διαδικασία, απλοποιώντας την αποθήκευση και την ανάκτηση καθώς οι συμβάσεις τοποθετούνται σε μία κεντρική βάση δεδομένων, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε με απλό και αποτελεσματικό τρόπο τα έγγραφα των εταιρικών συμβάσεων. Τώρα, ωστόσο, χάρη στα εργαλεία διαχείρισης συμβάσεων της Konica Minolta, μπορείτε να βρείτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε – από τις αναζητήσεις κειμένου σε όλο το περιεχόμενο μιας σύμβασης μέχρι την ανάλυση όλων των συναφών παραμέτρων της σύμβασης – με το πάτημα ενός κουμπιού.

Και χάρη σε λειτουργίες, όπως η πλήρης αντιστοίχιση όλων των εγγράφων μέσα σε ένα ενοποιημένο σύστημα και η αυτόματη δημιουργία υπενθυμίσεων, δεν θα χάσετε ποτέ ξανά τις χρονικές περιόδους ή τις ημερομηνίες λήξης μιας σύμβασης. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε πλέον με προθεσμίες που έχουν παρέλθει, αλλά και ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους όρους της σύμβασης προς όφελός σας.

Hardware
Υλικό εκτύπωσης Konica Minolta

Θέλετε απόλυτες επιδόσεις στην παραγωγή ψηφιακών εκτυπώσεων; Μόλις τις βρήκατε. Τα προϊόντα επαγγελματικών εκτυπώσεων και γραφείου της Konica Minolta αποτελούν σημεία αναφοράς στον κλάδο, με συσκευές που προσφέρουν αξεπέραστη ποιότητα έγχρωμων εικόνων, ασύλληπτη ταχύτητα ασπρόμαυρων εκτυπώσεων και επιλογές τελικής επεξεργασίας inline επαγγελματικής ποιότητας, για να ανταποκρίνονται στις σύνθετες επαγγελματικές σας απαιτήσεις, και πολλά άλλα. Ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τον τομέα εξειδίκευσής της εταιρείας σας, ο εξοπλισμός εκτυπώσεων που διαθέτουμε σάς επιτρέπει να δομήσετε την υποδομή εκτυπώσεών σας, να διαχειρίζεστε ψηφιακό περιεχόμενο, να εγκαταστήσετε προηγμένα όργανα μέτρησης, καθώς και να εξερευνήσετε άλλες λύσεις που έχουν σχεδιαστεί για να αλλάξουν ριζικά τη ροή εργασιών σας.

Software
Προϊόντα λογισμικού Konica Minolta

Εξερευνήστε τους αμέτρητους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους τα προϊόντα λογισμικού της Konica Minolta μπορούν να βελτιώσουν τις λειτουργίες σας. Η Konica Minolta λύνει τα προβλήματα της εταιρείας σας, καλύπτει διαφορετικά στυλ εργασίας και προσφέρει λύσεις λογισμικού που ανταποκρίνονται στις ανάγκες του κλάδου σας. Θέτοντας ως προτεραιότητα τις ανάγκες σας ανά πάσα στιγμή, η Konica Minolta ικανοποιεί τις απαιτήσεις λογισμικού ακόμη και των πιο απαιτητικών παγκόσμιων οργανισμών. Με τη χρήση του συστήματος, μπορείτε να περιορίσετε το κόστος της παραγωγής εκτυπώσεων ή αντιγράφων, να δημιουργήσετε προηγμένα μέτρα ασφαλείας για να διασφαλίσετε ότι τα ευαίσθητα έγγραφα δεν θα πέσουν ποτέ σε μη εξουσιοδοτημένα χέρια και πολλά άλλα.

ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
Πάντα στη διάθεσή σας

Το έμπειρο, εξειδικευμένο προσωπικό μας διαθέτει τις απαραίτητες γνώσεις για να απαντήσει σε τυχόν απορίες σας και να σας δείξει τον τρόπο χειρισμού του προϊόντος σας. Οι υπηρεσίες μας είναι διαθέσιμες προς όφελός σας, μέσα σε ένα σύστημα υποστήριξης που έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίζει ότι εσείς και η εταιρεία σας επωφελείστε πλήρως από τις λύσεις της Konica Minolta. Προσφέρουμε διάφορες υπηρεσίες, όπως βελτιστοποιημένες υπηρεσίες εκτύπωσης που συνδυάζουν συμβουλευτικές υπηρεσίες, υλοποίηση υλικού και λογισμικού, διαχείριση ροών εργασίας για τη μείωση των δαπανών που σχετίζονται με τα έγγραφα, καθώς και έξυπνες υπηρεσίες ασφαλείας, ώστε η επιχείρησή σας να παραμένει ασφαλής.

Βελτιστοποiηση της διαχεiρισης συμβάσεων με αυτοματοποιημένες διαδικασiες

Βελτιστοποiηση της διαχεiρισης συμβάσεων με αυτοματοποιημένες διαδικασiες

Διαχείριση συμβάσεων: όλες οι λειτουργίες που χρειάζεστε (και μερικές ακόμα)

Όπως θα σας πει οποιοσδήποτε ασχολείται με συμβάσεις και συμφωνίες, τα έγγραφα έχουν συχνά την τάση να εξαφανίζονται στο αρχείο του σχετικού τμήματος, γεγονός που οδηγεί στη διεξαγωγή δύσκολων και χρονοβόρων αναζητήσεων. Η γενική εικόνα χάνεται γρήγορα και οι χρονικές περίοδοι και οι ημερομηνίες λήξης των συμβάσεων παραβλέπονται εύκολα. Όλα αυτά σημαίνουν περιττή σπατάλη χρόνου και χρημάτων. 


Ωστόσο, η λύση ψηφιακής διαχείρισης συμβάσεων της Konica Minolta μπορεί τώρα να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε όλα τα έγγραφα των εταιρικών σας συμβάσεων αποτελεσματικά και αποδοτικά. Στα οφέλη που θα προσφέρει στην εταιρεία ή τον οργανισμό σας αυτήν η λύση περιλαμβάνονται η κεντρική διαχείριση των συμβάσεων, η διαφάνεια με το πάτημα ενός κουμπιού, οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες, η απλή αξιολόγηση των συμβάσεών σας, η σημαντική διευκόλυνση του ελέγχου των οικονομικών, οι διαφανείς, ευέλικτες και πλήρως τεκμηριωμένες ροές εργασιών έγκρισης για συμβάσεις, η ασφάλεια δεδομένων και πολλά περισσότερα. 


Στα οφέλη της χρήσης της Διαχείρισης συμβάσεων από την εταιρεία σας περιλαμβάνονται τα εξής:

Αυξημένη διαφάνεια χάρη στην κεντρική διαχείριση των συμβάσεων

Αυξημένη διαφάνεια χάρη στην κεντρική διαχείριση των συμβάσεων

Εξοικονόμηση κόστους από τις γρήγορες αναζητήσεις και βέλτιστη χρήση όλων των πλεονεκτημάτων της σύμβασης

Εξοικονόμηση κόστους από τις γρήγορες αναζητήσεις και βέλτιστη χρήση όλων των πλεονεκτημάτων της σύμβασης

Καμία χαμένη προθεσμία χάρη στις αυτόματες υπενθυμίσεις

Καμία χαμένη προθεσμία χάρη στις αυτόματες υπενθυμίσεις

Μεγιστοποίηση της ασφάλειας των δεδομένων με αρχειοθέτηση χωρίς δυνατότητα αναθεώρησης και τεκμηριωμένες διαδικασίες έγκρισης

Μεγιστοποίηση της ασφάλειας των δεδομένων με αρχειοθέτηση χωρίς δυνατότητα αναθεώρησης και τεκμηριωμένες διαδικασίες έγκρισης

Τέλεια ενσωμάτωση σε υπάρχοντα συστήματα CRM/ERP

Τέλεια ενσωμάτωση σε υπάρχοντα συστήματα CRM/ERP

Η ΛΥΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΟΥ ΠΕΡΙΜΕΝΑΤΕ

Η ΛΥΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΠΟΥ ΠΕΡΙΜΕΝΑΤΕ

Επικοινωνήστε μαζί μας

Αν θέλετε να συνομιλήσετε με κάποιον από τους ειδικούς μας σχετικά με τα οφέλη από τη χρήση μιας λύσης διαχείρισης συμβάσεων 

της Konica Minolta που θα είναι κατάλληλη για την εταιρεία σας, κάντε απλώς κλικ παρακάτω για να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Success story

Frezyderm logo white

FREZYDERM S.A. // DERMOCOSMETICS PRODUCTS PROVIDING A MORE EFFICIENT PROCESS FOR MORE ACCURATE ESTIMATIONS

FREZYDERM S.A. // DERMOCOSMETICS PRODUCTS PROVIDING A MORE EFFICIENT PROCESS FOR MORE ACCURATE ESTIMATIONS

FREZYDERM is a leading Greek company that develops, manufactures and trades dermo pharmaceutical products and medical devices, owning one of the most valued R&D departments and a cutting-edge technology factory.



Time-consuming target estimation process 

FREZYDERM collaborates with numerous pharmacies all over Greece. These pharmacies have contracts with FREZYDERM that are renewed each year. For each customer, the company offers discounts based on the previous year's revenues. The estimation of the discount is calculated manually by checking hardcopies and entering data into Excel files. The Excel files are then distributed to Sales Team Leaders in order for the new year's targets to be set. 


This process is time-consuming and led to many inconsist­encies due to the fact that everything was done by hand. The drawback is that retrieval and administration were very difficult. The result is that with the existing process it is very difficult to maintain an overview of the targets and rebates each year. 


Simplify and automate the target estimation process 

The solution implemented was ABBYY FlexiCapture 12, offer­ing data extraction using OCR technology. It is used exclu­sively in the cloud (Azure).


  • ABBYY FC was used in order to extract the data from the contracts 
    • Automated scanning process from MFPs to Cloud VM 
    • Verification based on DB validation 
    • Automatic optimisation of documents (searchable PDF, resolution, general optimisation) 
    • Custom export and process with scripted rules based on the status of the fields 


  • SharePoint Online 
    • Custom sites for each Sales Team Leader and Manager 
    • Complicated calculations and workflows for the final result 
    • Creation of a new process to group the contracts


  • CRM/ERP 
    • Collaboration between the systems to achieve validity of data 
    • Automated procedure to update CRM and ERP values 
    • Notification process of system admin and CRM 


  • Business Intelligence reporting 
    • Availability of exported data to BI system engineers 
    • Cross-system communication process designed in order to easily create BI dashboards from SharePoint Online


After implementation, thorough training was conducted for key users responsible for the smooth operation of the batch processing. 


The solution was optimised in order to communicate with the existing CRM and BI systems. Printed contracts were convert­ed to digital using ABBYY Flexicapture 12, and data extracted from the scanning contracts with document definitions. 


Reduced manual input to the minimum 

The new process resulted in a more controlled, safer and much quicker process that generates more accurate estima­tions. After implementation, almost 95% fewer documents needed to be validated, resulting in significant time-saving. Another benefit is that with the new targeting method, custom­ers can estimate their targets much faster than their competi­tors. Also, the targets are checked for validity through the cli­ent’s database without the need to revalidate. All of the above results in a reduction of labour costs. In addition, integration with the existing ERP and CRM systems brought a high level of customer satisfaction.

frezyderm header
quotation marks

It was time to change the contract estimation process and Konica Minolta provided a new intelligent approach through cloud technology. We have noticed a significant improvement in various areas of the process and a significant relief for employees, who can now focus on our main business.

Thanos Kanatas

IT Manager, Frezyderm

CHALLENGE

CHALLENGE
  • Simplifying and automating the target estimation process because many manhours are spent manually calculating targets each year

SOLUTION

SOLUTION
  • Automation of the process by extracting data using OCR technology (implementation of ABBY FlexiCapture 12 in the cloud (Azure)
  • Data extraction from contracts and indexing to customised SharePoint that are then exported to the CRM/ERP system
  • Business Intelligence reporting ability

Advantages

Advantages
  • Reduction of manual input to a minimum
  • Providing a more controlled, safer and much quicker process that generates more accurate estimations than the previous process
  • Almost 95% fewer documents need to be validated, resulting in significant time-saving
  • Customers can estimate their targets much faster than their competitors
  • Reduction of labour costs
  • Integration with the existing ERP and CRM systems brought a high level of customer satisfaction

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

If you would like to chat to one of our experts about the benefits of using Konica Minolta to put together the Contract Management solution that’s right for your company, just click below to Contact Us.

Ναι, επιθυμώ να λαμβάνω πληροφορίες μέσω:

σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της Konica Minolta Επιχειρηματικές Λύσεις Ελλάς Α.Ε. και άλλων συνεργαζόμενων εταιρειών του ομίλου, προσαρμοσμένες στα προσωπικά μου ενδιαφέροντα. Τα δεδομένα σας θα επεξεργάζονται σύμφωνα με την Πολιτική Απορρήτου μας.

Τα πεδία με * είναι υποχρεωτικά!