Επιτυχημένη Υλοποίηση έργου Saas Digital Process Management από την Konica Minolta Ελλάδος στον Όμιλο Regency Entertainment

Πριν από την εφαρμογή της νέας λύσης, ο Όμιλος Regency Entertainment αντιμετώπιζε σημαντικές προκλήσεις στη διαχείριση των συμβάσεων, κυρίως ως προς τις εγκρίσεις και τους χρόνους υπογραφής τους, τη διασπορά δεδομένων κ.α. Για να αντιμετωπιστούν οι προκλήσεις αυτές, η Konica Minolta, με ενδελεχή συνεργασία και συνεννόηση με τα στελέχη του Ομίλου Regency Entertainment, σχεδίασε, προσαρμόζοντας στις ιδιαίτερες ανάγκες του και υλοποίησε μια ολοκληρωμένη ψηφιακή λύση διαχείρισης συμβάσεων.

Κύριες Παρεμβάσεις

✔ Ψηφιοποίηση και Κεντρική Αποθήκευση Συμβάσεων:
Όλα τα έγγραφα διαχειρίζονται πλέον μέσω του M-Files, εξασφαλίζοντας ασφαλή και άμεση πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένους χρήστες, περιορίζοντας τον κατακερματισμό δεδομένων και μειώνοντας τον κίνδυνο απώλειας πληροφοριών.
✔ Τυποποίηση Συμβάσεων:
Εισήχθη η χρήση προκαθορισμένων πρότυπων συμβάσεων (Standard Templates), εγκεκριμένων από τη Νομική Υπηρεσία και τη Διοίκηση του Ομίλου Regency Entertainment, διασφαλίζοντας συνέπεια και συμμόρφωση με τις εταιρικές πολιτικές.
✔ Αυτοματοποιημένες Ροές Εργασίας (Workflows):
Η υλοποίηση αυτοματοποιημένων ροών έγκρισης και διαχείρισης συμβάσεων επιτάχυνε σημαντικά τη διαδικασία, μειώνοντας τον χρόνο που απαιτείται για τη διεκπεραίωση και υπογραφή των συμβολαίων.
✔ Ηλεκτρονική Υπογραφή μέσω DocuSign:
Με την ενσωμάτωση της πλατφόρμας DocuSign, η διαδικασία υπογραφής έγινε εξ ολοκλήρου ηλεκτρονική, εξαλείφοντας την ανάγκη για εκτυπώσεις και φυσικές υπογραφές, μειώνοντας καθυστερήσεις και αυξάνοντας την ασφάλεια.
✔ Ενίσχυση Διαφάνειας:
Η πρόοδος κάθε σύμβασης είναι πλέον πλήρως διαθέσιμη για παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, διασφαλίζοντας ότι όλες οι εγκρίσεις και οι διαδικασίες συμμορφώνονται με τις εσωτερικές πολιτικές και κανονισμούς.
✔ Ιχνηλασιμότητα και Ευφυής Αναζήτηση Δεδομένων:
Το M-Files επιτρέπει την δυναμική αναζήτηση συμβάσεων ή συγκεκριμένων στοιχείων τους μέσω συνδυαστικής ανεύρεσης πληροφοριών βασισμένης σε metadata. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να εντοπίζουν γρήγορα τις σχετικές συμβάσεις και να αντλούν πληροφορίες με τρόπο ευέλικτο και αποδοτικό.
✔ Εκπαίδευση και Συνεχής Υποστήριξη:
Η Konica Minolta παρείχε εκτενή εκπαίδευση στους εργαζόμενους του Ομίλου Regency Entertainment, διασφαλίζοντας τη σωστή αξιοποίηση των νέων εργαλείων. Παράλληλα, προσφέρεται διαρκής τεχνική υποστήριξη, διασφαλίζοντας την απρόσκοπτη λειτουργία του συστήματος και την προσαρμογή του στις εξελισσόμενες ανάγκες του οργανισμού.

Η εφαρμογή των M-Files & DocuSign είχε άμεσα και μετρήσιμα αποτελέσματα για τον Όμιλο Regency Entertainment:

✔ Μείωση Χρόνου & Κόστους:
Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες εξάλειψαν τη χειροκίνητη εργασία, μειώνοντας τον χρόνο διαχείρισης των συμβάσεων έως και 50%.
✔ Αύξηση Αποδοτικότητας:
Τα τμήματα της εταιρείας, αλλά και η εταιρεία με τους συνεργάτες της, μπορούν να συνεργάζονται απρόσκοπτα, χωρίς καθυστερήσεις λόγω φυσικών εγγράφων ή χαμένων αρχείων.
✔ Ενισχυμένη Συμμόρφωση:
Η κεντρική διαχείριση των συμβάσεων μέσω του M-Files επιτρέπει εύκολο auditing και πλήρη τήρηση των κανονισμών.
✔ Πλήρης Διαφάνεια & Ασφάλεια:
Η νέα λύση επιτρέπει real-time παρακολούθηση των συμβάσεων, διασφαλίζοντας ότι όλες οι εγκρίσεις και υπογραφές πραγματοποιούνται εντός των συμφωνημένων προθεσμιών.
✔ Περιβαλλοντική Συνείδηση:
Η μείωση της χρήσης χαρτιού συμβάλλει στη βιώσιμη λειτουργία της εταιρείας, ευθυγραμμίζοντας τον Όμιλο Regency Entertainment με τις σύγχρονες πρακτικές ESG.