Η Konica Minolta ψηφιοποιεί και αναβαθμίζει το Procurement της Rainbow Waters με το M-Files
Η Konica Minolta ψηφιοποιεί και αναβαθμίζει το Procurement της Rainbow Waters με το M-Files
Η Rainbow Waters είναι μια 100% ελληνική εταιρεία που ηγείται στον κλάδο των ψυκτών και φίλτρων νερού στην ελληνική αγορά, καταλαμβάνοντας και την 3η θέση στην Ευρώπη. Με σύγχρονες εγκαταστάσεις 20.500 τ.μ. και περισσότερους από 360 εργαζομένους, εξυπηρετεί όλη τη χώρα προσφέροντας το βραβευμένο φυσικό μεταλλικό νερό ΔΙΩΝΗ και προηγμένες οικολογικές λύσεις φιλτραρίσματος νερού. Με βασικούς πυλώνες την Ποιότητα, την Καινοτομία και τη Βιωσιμότητα, η εταιρεία εξελίσσεται συνεχώς, επενδύοντας σε βελτιωμένες διαδικασίες προς όφελος των πελατών της, της κοινωνίας και του περιβάλλοντος.
Η συνεχής ανάπτυξη της Rainbow Waters και ο αυξανόμενος όγκος συναλλαγών στο τμήμα Procurement ανέδειξαν την ανάγκη για πιο δομημένη και διαφανή διαχείριση των προμηθειών. Τα αιτήματα αγοράς, οι προσφορές, οι εγκρίσεις, οι συμβάσεις και τα τιμολόγια έπρεπε να παρακολουθούνται με συνέπεια, διασφαλίζοντας ακρίβεια και πλήρη εικόνα της πορείας κάθε διαδικασίας. Η εταιρεία αναζητούσε μια σύγχρονη λύση που θα συγκέντρωνε όλη την πληροφορία σε έναν ενιαίο ψηφιακό φάκελο, επιτρέποντας καλύτερο έλεγχο και ταχύτερες εγκρίσεις.
Στο πλαίσιο αυτό, η Rainbow Waters συνεργάστηκε με την Konica Minolta για την υλοποίηση του M-Files, ένα προηγμένο σύστημα ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων, με στόχο τη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου ψηφιακού περιβάλλοντος για το Procurement.
Προκλήσεις
Πριν την υλοποίηση της λύσης, οι διαδικασίες procurement βασίζονταν σε πολλαπλές πηγές πληροφορίας και χειροκίνητα βήματα, γεγονός που αύξανε τον χρόνο διαχείρισης και τον διοικητικό φόρτο. Η παρακολούθηση των εγκρίσεων και της εξέλιξης κάθε προμήθειας απαιτούσε συντονισμό μεταξύ διαφορετικών τμημάτων.
Οι βασικές προκλήσεις περιλάμβαναν:
• Την οργάνωση όλων των εγγράφων (αιτήματα, προσφορές, συμβάσεις, τιμολόγια) σε ένα κοινό σημείο αναφοράς.
• Τη διασφάλιση διαφάνειας και συνέπειας στις εγκρίσεις.
• Τη μείωση χειροκίνητων ενεργειών και καθυστερήσεων.
• Την άμεση πρόσβαση στο πλήρες ιστορικό κάθε προμήθειας.
Η Λύση
Η Konica Minolta σχεδίασε μία στοχευμένη λύση για τον εκσυγχρονισμό του Procurement της Rainbow Waters, υλοποιώντας το M-Files ως κεντρική πλατφόρμα διαχείρισης πληροφοριών. Στόχος ήταν η δημιουργία ενός ενιαίου ψηφιακού περιβάλλοντος που θα βελτίωνε την οργάνωση, την ταχύτητα εγκρίσεων και την ορατότητα σε κάθε στάδιο της διαδικασίας προμηθειών.
Ψηφιοποίηση & Οργάνωση Δεδομένων
Κάθε προμήθεια οργανώνεται σε ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον που περιλαμβάνει το αίτημα και το κέντρο κόστους, τις προσφορές και τις εγκρίσεις, τις συμβάσεις καθώς και τα τιμολόγια με τα συνοδευτικά τους αρχεία. Όλα τα δεδομένα συγκεντρώνονται σε ένα κεντρικό σύστημα, μειώνοντας τη χρήση επιμέρους αρχείων και χειροκίνητων διαδικασιών.
Αυτοματοποιημένες Ροές Εγκρίσεων
Μέσω διαμορφωμένων workflows, οι εγκρίσεις πραγματοποιούνται ψηφιακά, με σαφή στάδια και πλήρη ιχνηλασιμότητα της διαδικασίας.
Πρόσβαση και Ορατότητα
Οι χρήστες έχουν άμεση εικόνα της πορείας κάθε προμήθειας και δυνατότητα εύκολης αναζήτησης και παρακολούθησης της ιστορικότητας.
Εκπαίδευση & Συνεχής Υποστήριξη
Καθ’ όλη τη διάρκεια της υλοποίησης, η ομάδα της Konica Minolta παρείχε ολοκληρωμένη εκπαίδευση στους χρήστες, διασφαλίζοντας την ομαλή μετάβαση στο νέο ψηφιακό περιβάλλον. Παράλληλα, η συνεργασία συνεχίζεται και μετά την υλοποίηση, με συνεχή υποστήριξη και άμεση ανταπόκριση σε νέες ανάγκες ή βελτιώσεις, ενισχύοντας τη σταθερή και αποδοτική λειτουργία του συστήματος.
Οφέλη για το Procurement
Η υιοθέτηση του M-Files ενίσχυσε την καινοτομία στις διαδικασίες procurement, επιτρέποντας πιο έξυπνη διαχείριση εγγράφων και αυτοματοποιημένες εγκρίσεις:
Κεντρικοποιημένη και ποιοτική διαχείριση πληροφορίας, με άμεση πρόσβαση σε όλο το ιστορικό κάθε προμήθειας.
Βελτιωμένη διαφάνεια και έλεγχος στις διαδικασίες εγκρίσεων και διαπραγμάτευσης.
Αυξημένη παραγωγικότητα χάρη στην αυτοματοποίηση και την καθημερινή χρήση του συστήματος από όλα τα εμπλεκόμενα τμήματα.
Μείωση χαρτιού και πιο βιώσιμη λειτουργία μέσω ψηφιακών workflows.
Η λύση συμβάλλει ουσιαστικά στην στρατηγική της εταιρείας, ενισχύοντας την ποιότητα των διαδικασιών, την καινοτομία στη διαχείριση πληροφοριών και τη βιώσιμη λειτουργία.
Εμπειρία Συνεργασίας
“ Το όραμά μας ήταν να έχουμε όλες τις πληροφορίες των προμηθειών συγκεντρωμένες σε ένα σημείο. Επιλέξαμε την Konica Minolta και το M-Files για να το υλοποιήσουμε και το πετύχαμε πλήρως. Πλέον όλες οι διαδικασίες πραγματοποιούνται καθημερινά μέσα από το σύστημα, με πλήρη εικόνα από την πρώτη προσφορά έως την τελική συμφωνία.” δήλωσε ο Λάμπρος Καπλάνης, Procurement Manager, Rainbow Waters.
“Η επιτυχία του έργου βασίστηκε στην κατανόηση των διαδικασιών του Procurement και στη σωστή παραμετροποίηση του M-Files ώστε να υποστηρίζει ουσιαστικά την καθημερινή λειτουργία του τμήματος. Η στενή συνεργασία με την ομάδα της Rainbow Waters μάς επέτρεψε να υλοποιήσουμε μία λύση προσαρμοσμένη στις πραγματικές τους ανάγκες.” δήλωσε ο Κανέλλος Κανελλής, Software Engineer, Konica Minolta Greece.
Σήμερα, το Procurement της Rainbow Waters λειτουργεί μέσα από ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον, με πλήρη εικόνα και έλεγχο σε κάθε στάδιο της διαδικασίας.
