ΕΞΥΠΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

ΤΟ ΕΞΥΠΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ M-FILES ΒΟΗΘΑ ΤΗ FRIGO STAHL ΝΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΝΕΙ ΓΡΗΓΟΡΑ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ ΤΗΣ

Με έδρα τη Θεσσαλονίκη και εμβέλεια στα Βαλκάνια, η FRIGO STAHL καθιερώθηκε ως ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες στον κατασκευαστικό κλάδο με ειδίκευση σε ένα πλήρες φάσμα ολοκληρωμένων έργων εμπορικών και βιομηχανικών κατασκευών, τις κατασκευές από ανοξείδωτο χάλυβα και τη διανομή δομικών υλικών.

Από την ίδρυση της εταιρείας το 1998, η FRIGO STAHL έχει υλοποιήσει περισσότερα από 300 σύνθετα κατασκευαστικά έργα μεγάλης κλίμακας στην Ελλάδα, όπως επίσης και στην Νοτιοανατολική Ευρώπη και τη Βόρεια Αφρική, τα οποία εκτελέστηκαν με τη στήριξη των θυγατρικών της στην Κύπρο και τη Ρουμανία. Έχοντας σχεδιάσει, κατασκευάσει και θέσει σε λειτουργία με επιτυχία εξειδικευμένες μηχανολογικές και ψυκτικές εγκαταστάσεις για τις περισσότερες σημαντικές Ελληνικές εταιρείες του κλάδου τροφίμων, η FRIGO STAHL δίκαια θεωρείται σήμερα ηγέτης σε αυτό το τμήμα της αγοράς.

Οι προηγούμενες διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων της FRIGO STAHL ήταν αναποτελεσματικές και χρονοβόρες και βασίζονταν σε χειροκίνητες διαδικασίες. Για αυτόν τον λόγο, η εταιρεία αποφάσισε να χρησιμοποιήσει το έξυπνο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών M-Files που υλοποιήθηκε από την έμπειρη ομάδα της Konica Minolta. Η απόφαση αυτή επιτάχυνε τη διαχείριση των έργων βοηθώντας την FRIGO STAHL να γίνει ένας ταχύτερος και πιο ευέλικτος οργανισμός, εξασφαλίζοντας την ηγετική της θέση στην αγορά εμπορικών και βιομηχανικών κατασκευών.

Η cloud λύση, που υλοποίησε η Konica Minolta, έχει αλλάξει τα δεδομένα στην εταιρεία μας. Η πλατφόρμα του M-Files παρέχει έναν έξυπνο τρόπο διαχείρισης εγγράφων προσφέροντας εύκολη πρόσβαση και επιτρέποντάς μας να εστιάσουμε σε αυτά που πραγματικά έχουν σημασία στον οργανισμό μας

FRIGO STAHL

Λόγω της κύριας δραστηριότητάς της, η FRIGO STAHL χρειάζεται να διαχειρίζεται καθημερινά πλήθος πληροφοριών. Από έγγραφα προσφορών έως τιμολόγια και συμβάσεις παροχής υπηρεσιών μεταξύ προμηθευτών και συνεργατών, και να διασφαλίζεται απαραίτητα ότι το κάθε αρχείο αντιστοιχεί στο σχετικό έργο. Όμως, ο αριθμός των εγγράφων σημείωσε εκθετική αύξηση εντός της εταιρείας και οι σχετικές πληροφορίες ήταν δύσκολο να βρεθούν. Η προηγούμενη χειροκίνητη διαδικασία διαχείρισής τους ήταν αναποτελεσματική και χρονοβόρα. Έτσι, δημιουργήθηκε η ανάγκη για ένα νέο τρόπο χειρισμού και η εταιρεία ξεκίνησε την αναζήτηση για ένα έξυπνο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών και εγγράφων. Ο στόχος του έργου ήταν τα έγγραφα που αφορούν τους υπεύθυνους και τους προμηθευτές να αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικούς φακέλους με ευκολία πρόσβασης από τους ενδιαφερόμενους χρήστες.

Η νέα λύση, που βασίζεται στην έξυπνη διαχείριση πληροφοριών της M-Files, εφαρμόστηκε για τη συγκέντρωση όλων των εγγράφων σε ένα ενιαίο και ασφαλές αποθετήριο. Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με το έργο μπορούν να αρχειοθετηθούν και να ανακτηθούν άμεσα, χωρίς οι χρήστες να χρειάζεται να γνωρίζουν την ακριβή θέση τους. Αυτός ο νέος έξυπνος τρόπος εργασίας βοήθησε την εταιρεία να επιταχύνει τη διαχείριση των έργων, καθώς οι χρήστες δεν χάνουν πλέον πολύτιμο χρόνο για την αναζήτηση του σωστού εγγράφου. Η λύση βοήθησε επίσης τη FRIGO STAHL να συμμορφωθεί με διάφορους κανονισμούς και βιομηχανικά πρότυπα, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθηση και τον έλεγχο όλων των εγγράφων ανά πάσα στιγμή. Τέλος, η λύση M-Files προσέφερε απρόσκοπτη ενσωμάτωση με το σύστημα ERP της εταιρείας που παρέχει ροή πληροφοριών και ενημερώσεις σχετικά με τα τρέχοντα έργα.

Συνολικά, η νέα λύση βοήθησε τη FRIGO STAHL να βελτιώσει την ταχύτητα και την ευελιξία όσον αφορά τις διαδικασίες, με τεράστιες δυνατότητες ανάπτυξης. Τα επόμενα βήματα είναι η εφαρμογή της νέας λύσης σε περισσότερα τμήματα.

Προκλήσεις

Αναποτελεσματική χειροκίνητη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων
Δυσκολία στην πρόσβαση και την ανταλλαγή σχετικών πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων
Κίνδυνος σφαλμάτων και καθυστερήσεων λόγω των μη-αυτοματοποιημένων-χειροκίνητων διαδικασιών
Η ανάκτηση πληροφοριών ήταν χρονοβόρα, ενώ οι χρήστες έχαναν πολύτιμο χρόνο από τις βασικές επιχειρηματικές τους δραστηριότητες

Λύση

Εφαρμογή του M-Files, ενός έξυπνου συστήματος διαχείρισης πληροφοριών που μπορεί να διαχειριστεί τη ροή μεγάλου όγκου πληροφοριών και να βοηθήσει στη διαχείριση των έργων
- Συγκέντρωση των εγγράφων σε ένα ασφαλές αποθετήριο
- Παρακολούθηση της κατάστασης κάθε έργου εύκολα ανά πάσα στιγμή
- Ενσωμάτωση με υφιστάμενα συστήματα και διαδικασίες του οργανισμού
- Φιλικό προς τους χρήστες περιβάλλον. Oι χρήστες δεν αναγκάζονται να γνωρίζουν την ακριβή θέση των εγγράφων
- Συμβατότητα με τους σχετικούς κανονισμούς και τα βιομηχανικά πρότυπα
- Δυνατότητα επέκτασης της λύσης για την εξυπηρέτηση της μελλοντικής ανάπτυξης του οργανισμού και την κάλυψη των μεταβαλλόμενων αναγκών

Πλεονεκτήματα

Αύξηση αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας
Βελτίωση της ακρίβειας και της αξιοπιστίας σε σχέση με την εύρεση πληροφοριών που αφορά τα έργα
Καλύτερη συνεργασία και ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων
Ενισχυμένη συμμόρφωση και εύκολη εύρεση των απαραίτητων εγγράφων που αφορούν σε έργα
Πιθανή εξοικονόμηση κόστους μέσω της μείωσης των σφαλμάτων από επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες διαδικασίες

Μάθετε περισσότερα

Επικοινωνήστε μαζί μας για να μάθετε περισσότερα για την έξυπνη διαχείριση εγγράφων

ΕΞΥΠΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ